Ekwiwalent na odzież roboczą
Podobnie ma się sytuacja w przypadku, gdy, za zgodą pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach, dopuszczone jest używanie przez nich własnej odzieży oraz obuwia roboczego. Należy wówczas jednak zwrócić uwagę na fakt, by spełniało one normy bezpieczeństwa i higieny pracy. Ekwiwalent pieniężny wypłacany wtedy przez pracodawcę musi być zgodny z obecnie obowiązującymi cenami.
Wspomniane powyżej opłaty mogą zostać zaksięgowane w ewidencji jako koszty działalności operacyjnej jednostki (zespół 4) albo też jako ubezpieczenia społeczne oraz inne świadczenia. Warto jednak zauważyć, że w sytuacji, kiedy ewidencję kosztów prowadzi się w firmie na kontach zespołu 5, to ujmowana jest ona z podziałem według komórek organizacyjnych jednostki.
Księgowanie ekwiwalentu
Jeśli chodzi o pracowników, ekwiwalent za używanie własnej odzieży lub pranie odzieży roboczej, powinien zostać zaksięgowany na koncie 23-4 („Pozostałe rozrachunki z pracownikami”). W firmowych księgach rachunkowych stosowany jest wówczas zapis: Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” lub Wn konto 40 „Koszty wg rodzajów” albo konto zespołu 5.
Wypłata owego ekwiwalentu zapisywana jest zaś jako: Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub 10 „Kasa”. Można też zarachować ją jako: Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Przypomnijmy na koniec, że wedle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.21 ust.1 pkt 11) ekwiwalent wypłacany za używanie własnej odzieży oraz pranie odzieży roboczej to dla pracownika dochód wolny od podatku.